重点实验室档案管理条例

一、 总则 

为了有效保护和利用各种档案信息资料，提高重点实验室档案管理的质量和水平，更好地为重点实验室的建设服务，特制定本条例。本条例依据“中华人民共和国档案法”和“云南农业大学档案管理办法”中的档案管理原则制定。

二、 档案管理原则

1. 重点实验室对档案、资料等实行集中统一管理；

2. 档案管理工作在实验室主任、副主任的领导下，由实验室专职管理人员进行管理。

三、 档案管理的范围 

凡涉及到重点实验室的论文集、仪器设备资料、辅助设备资料、科研情报资料、基建资料、人员调配、物资供应、来访人员等的各种书面材料、各类电子文档等均属重点实验室档。

1. 仪器设备的档案管理 :

（1） 仪器设备的合同书、代理协议书、收货清单、验收备忘录及投标标书属重点实验室机密文件 , 要归档保存。

（2） 仪器操作手册、使用指南、使用说明书、系统软件、驱动软件、谱库及系统配置表等资料均要复印后作为副件，原件归档保存，副件供日常查阅使用。

（3） 设备检测原始资料要每月存档。设备检测样品要标号、记录并分类保存。

（4） “实验室工作日志”、 “仪器设备使用登记表”及“仪器设备使用预约登记表”在填满后要及时归档。

（5） “设备故障登记表” 、“设备故障报告单”、设备厂家发来的“设备故障维修授权书”等要及时备份并归档。

（6） 与设备厂家的往来信函及传真要每月归档，电子邮件要打印后归档、光电传真纸要复印后存档。

（7） 与仪器设备相关的介绍材料需存档以便查阅。

2. 科研档案管理

（1） 重点实验室的科研项目在立项后要对项目申请书及项目合同等及时存档。

（2） 重点实验室的科研成果、获奖成果及发表论文要定期保存归档。

（3） 重点实验室获得的成果、专利等的相关资料应及时归档保存。

3. 人员档案管理

（1） 调入人员的求职信、个人简历、协议、劳动合同等应归档保存。

（2） 重点实验室人员的相关资料需存档保存。

（3） 获得奖励或发生重大工作事故、失误的相关资料应归档保存。

（4） “来访人员登记表”等来访人员档案要每月一次存档。

四、 档案管理时效

1. 重点实验室必须按照各类资料规定的归档时间，定期向档案管理部门移交 , 任何个人不得私存或据为己有。

2. 各类资料的保存时间将按照“档案管理法”的规定执行。

五、 档案管理办法

1. 设立档案专用柜或专用房，配备必要的措施，确保档案安全。

2. 科研档案应在成果鉴定一个月后归档, 仪器设备档案应在验收合格后五日内归档, 基建档案应在项目竣工后归档。人员调配、物资供应、技术资料都应在一个星期内归档。

3. 从事档案管理工作的人员要做好保密工作, 确保档案安全。

4. 档案保持成套性和完整性, 便于有效利用和查找。

5. 档案专用库房应作到防盗、防火、防潮、防有害生物和防污染。

六、 本条例的解释权属于重点实验室。